Micro e Pequenas Empresas

As funções da Administração

Basicamente, administrar resume-se a conceber e definir objetivos e a movimentar, de forma eficaz, os recursos humanos e materiais necessários para atingi-los.

Dentro de uma empresa formada segundo os princípios básicos da administração, encontramos normalmente duas grandes funções administrativas:

Definição de Objetivos;
Movimentação Adequada de Recursos.

A segunda função pode ser dividida em: Organização e Controle.

A tarefa de definir os objetivos, também chamada de planejamento, pode ser considerada a mais importante função desempenhada pelo empresário.

Sem o “Planejamento”, não há base para a “Organização” e o “Controle”.

O planejamento é o alicerce sobre o qual operam as demais funções administrativas.

Planejar é a tarefa de olhar adiante, é preparar-se para o futuro.

O planejamento inclui a determinação do caminho a ser tomado para alcançar o objetivo, sendo este último uma meta, um resultado final que deverá ser procurado com grande empenho.

ORGANIZAÇÃO – A tarefa de organizar começa quando são estabelecidos os objetivos e um plano ou curso de ação destinado a possibilitar a realização daqueles objetivos. Organizar é, essencialmente, o estabelecimento da estrutura dentro da qual as atividades exigidas devem ser desempenhadas.

Como exemplo: estabelecer divisões, departamentos e seções dentro da empresa, com o objetivo de dividir as tarefas e, consequentemente, as responsabilidades, é parte da função de organização.

CONTROLE – Controlar é o processo ou procedimento pelo qual o empresário assegura o desempenho operativo que corresponda aos planos. A função de controle é de máxima importância na execução dos objetivos da empresa.

É, hoje em dia, unanimemente admitido que, para o eficiente exercício de sua função, o empresário precisa de registros e relatórios analíticos de custo e lucro, elaborados de forma sistemática e comparativa. Será com base nesses registros e informações que o empresário poderá, conscientemente:

? Fixar a meta de lucro da empresa; ? Estabelecer os objetivos dos setores que orientem as atividades para atingir a meta final, ou seja, maior lucratividade e participação no desenvolvimento do mercado; ? Medir e controlar o progresso com a ajuda de orçamentos; ? Fixar o faturamento da empresa; e, ? Analisar e decidir sobre as mudanças de preços, alterações nas linhas de produtos, serviços e mercadorias de baixa lucratividade, etc.

Dada a importância desses itens, conclui-se que o estudo detalhado dos custos é essencial para a empresa moderna. E, a empresa que não se modernizar, acompanhando a evolução da nova tecnologia, não sobrevive.

A importância de tal estudo torna-se mais evidente quando se considera a crescente complexidade das empresas de hoje, que, com freqüência, operam em mercados altamente competitivos.

CUSTOS E DESPESAS

Terminologia de Custos e Despesas nas Empresas

Despesa – pode ser conceituada como o valor global que a empresa gasta no período.

Custo – refere-se ao valor unitário de cada produto, serviço ou mercadoria produzido, executado ou adquirido pela empresa, respectivamente.

As despesas podem ser classificadas em FIXAS e VARIÁVEIS:

Despesas Fixas

Despesas Fixas - podemos defini-las como um tipo de despesa que não pode ser atribuído diretamente a um produto, serviço ou mercadoria, ou a um grupo de produto, serviços ou mercadorias; isto, porque é algo que existe em função da própria existência da empresa, como, por exemplo, o aluguel do prédio onde situa. Outra característica é o fato de que terá de ser despesa fixar quitada no período, quer a empresa funcione e tenha vendas ou não; por isso, diz-se fixa. A despesa fixa é constante, durante o período considerado.

Quando se rateia a Despesa Fixa, ou seja, se divide o valor global a pagar no mês desta despesa pela quantidade de produtos fabricados, serviços executados ou mercadorias vendidas, determina-se o custo fixo unitário de cada unidade do produto, serviço ou mercadoria, que varia na proporção inversa da quantidade de produtos produzidos, serviços executados e mercadorias vendidas, respectivamente.

Despesas Variáveis

Dentro das Despesas Variáveis, podemos distinguir duas divisões:

Despesa Variável Direta – corresponde a toda e qualquer despesa que possa ser definida como intrínseca ao produto, serviço ou mercadoria, ou seja, despesas com coisas que se integrem ao produto, serviço ou mercadoria, diretamente, tais como as de matéria-prima e materiais auxiliares, sendo que nos casos em que o empregado receba bonificação por produção, esta despesa será incluída na despesa variável direta.

Quando se multiplica o custo variável direto de cada unidade que será produzida no mês, obtém-se a despesa variável direta.

No comércio, o valor da compra de um produto, mais despesas de frete, seguro e IPI, quando houver, constituem-se em despesas diretas.

Uma característica interessante neste caso é a de que o custo variável direto de cada unidade produzida é constante, ou seja, não varia, enquanto a despesa variável direta varia na mesma proporção da quantidade produzida.

Despesa Variável Indireta – corresponde às despesas com coisas que ajudem a fabricar, executar e revender um produto, serviço ou mercadoria, ou a comercializá-los, geralmente é indefinido em relação ao produto, serviço ou mercadoria e seu total deve ser rateado para os produtos, serviços ou mercadorias.

A despesa variável indireta varia na mesma proporção da produção e, uma vez rateada pela quantidade produzida num mês, resultará no custo variável indireto unitário.

Exemplos:

A despesa de venda é uma despesa variável indireta. A lixa numa fábrica de móveis, que utiliza em vários tipos de móveis, sem incorporar-se a nenhum, especialmente.

O custo variável direto, somado ao custo variável indireto, constituirá o custo variável total.

Despesa Total de Operação

Despesa Total de Operação – a despesa total corresponde a soma das despesas variáveis e fixas, ressaltando-se que, na despesa total apurada, ainda não se incluem os custos de comercialização, que são calculados como participação no preço de venda, ou seja, o custo total refere-se apenas aos custos operacionais, mais o rateio da despesa fixa – no caso da indústria e serviço -, ou do custo de aquisição, mais os rateios da despesa fixa, no caso do comércio.

Custo Total da Produção

Custo Total da Produção – corresponde à soma dos custos incorridos na fase de produção, ou seja, da matéria-prima até o produto pronto para ser comercializado.

Custo Total de Comercialização

Custo Total de Comercialização – corresponde ao que a empresa gasta para vender os seus produtos, serviços ou mercadorias, dentre impostos, contribuições e comissões. As despesas de comercialização são aquelas que incidem sobre o preço de venda de um produto, serviço ou mercadoria e, geralmente, são as seguintes:

ICMS 18%

ISS 5%

Comissão 5%

Cofins 2%

Contribuição Social 0,96%

PIS 0,65%

IRRF 1,2%

Estas despesas são incluídas no cálculo do preço de venda, na forma percentual. Quanto ao ICMS, o seu percentual varia em função do produto ou da mercadoria e, até mesmo se a transação for dentro do estado ou interestadual, o mesmo se aplica ao ISS. Os percentuais de comissão variam de empresa para empresa.

Em suma, qualquer despesa que incida sobre o preço de um produto, serviço ou mercadoria faz parte deste grupo.

Observe-se que, no caso da microempresa ou empresa de pequeno porte no Estado do Rio de Janeiro, o ICMS não integraria o custo de comercialização, mas sim, a despesa fixa, pela característica que possui de taxa fixa mensal.

Sistema de Custos – um processo contínuo e dinâmico

A construção de um sistema de custos requer um completo entendimento da “Estrutura da Organização”, dos Processos de Fabricação, Comercialização e Prestação dos Serviços e do tipo de informação desejada pelo empresário.

A estrutura organizacional é fundamental para a construção do Sistema de Custos.

Desenvolvemos, a seguir, uma estrutura básica, com base nas operações fundamentais da empresa:

As operações de Produção dizem respeito ao processo de elaboração do produto e à qualidade, quantidade e condições de elaboração.

As operações Comerciais prendem-se ao estudo do mercado, ao planejamento de compras e vendas e à escolha das condições de efetivação dessas transações.

As operações Financeiras visam à obtenção de meios de pagamento e à sua utilização.

As operações de Administração dizem respeito à previsão, organização, direção, coordenação e controle.

Propósitos do Sistema de Custos

O sistema de custos deve estar preparado para responder e/ou alertar o empresário quanto ao fato da empresa estar ou não operando eficientemente, ou ainda quais são os custos mais elevados, ou se os preços de venda são realistas em relação aos custos.

O sistema de custos deve ainda estar preparado para dar informações sobre o planejamento futuro dos lucros, assim como para separar os custos fixos dos custos variáveis.

Com as informações fornecidas pelo sistema de custos, o empresário pode emitir diretivas, manter um constante controle das atividades e obter resultados operacionais que assegurem a prosperidade e o crescimento da empresa, o que é desejo de todos os que dela dependem.

Apreciações Gerais

Devido às necessidades de informações para o “Controle” e “Decisão”, além da avaliação de estoques, é comum o fato de as empresas adotarem sistemas de custos repentinamente, acreditando em resultados imediatos.

Isso não é verdade. Primeiro, porque nenhum sistema é capaz de resolver todos os problemas; segundo, porque para atingir sua capacidade de funcionar como instrumento de administração, o sistema precisa desenvolver-se e aprimorar-se.

O sistema não é só um conjunto de normas, fluxos, papéis e rotinas, mas também um conjunto de pessoas. Muitas vezes, entretanto, esquecemo-nos disso.

A eficiência do sistema de custos, por exemplo, depende “primordialmente” de pessoas, e não de números, papéis e rotinas, e, deverá ser sempre revisado; é um processo contínuo e dinâmico.

ELEMENTOS DOS CUSTOS

Em função da forma pela qual cada um deles se identifica com o produto, serviço ou mercadoria, os elementos de custo podem ser definidos como se segue:

Fluxo dos Custos e Despesas

Em resumo, pode-se dizer que as despesas das quais derivam os custos fluem em toda a empresa, constituindo um sistema de vasos comunicantes, como se pode verificar no quadro seguinte:

Classificação das Despesas

A parte mais sensível na estruturação de um sistema de custos é a definição correta do que cada item seja: em outras palavras, se pertence ao grupo de despesas fixas, variáveis ou de comercialização. Como exemplo pode-se citar o caso da água, numa fábrica de refrigerantes, onde assume as características de despesa fixa, quando usada na limpeza da fábrica, variável direta, quando componente do produto e variável indireta, pelo uso na lavagem das garrafas.

Como exemplo de classificação de despesas, apresenta-se a seguir um quadro que pode servir como estrutura básica para a identificação das despesas. Utiliza-se este quadro para cada empresa, individualmente, considerando-se que cada uma tem características diferentes. A cada item, verifica-se qual a utilização na empresa, isto é, se participa das despesas variáveis diretas, indiretas, fixas ou de comercialização, marcando-se com X na respectiva coluna.

Planilha de Classificação de Despesas

						Variáveis	Variáveis	 Fixas
						  Diretas	 Indiretas

A – Despesas Operacionais

Matérias primas
Estocagem
Peças e partes
Materiais diversos
Combustíveis e lubrificantes
Salários e encargos de pessoal
Serviços de terceiros
Depreciações
Manutenção de máquinas e equipamentos
Manutenção de imóveis
Energia elétrica
Água e esgoto
Telefone
Seguros
Limpeza e conservação
Aluguéis
Impostos e taxas
Despesas Diversas	
			
B – Despesas Comerciais

Salários e encargos
Publicidade
Comissões
Viagens e estadias
Impostos e taxas diversas
Despesas diversas

C – Despesas Tributárias

ICMS
ISS
IPI
PIS
CS
COFINS
IR
		
						Variáveis	Variáveis	 Fixas
						  Diretas	 Indiretas

D – Despesas de Administração

Salários e encargos
Aluguéis
Materiais de expediente
Materiais de consumo
Retiradas
Honorários
Energia elétrica
Telefone
Água e esgoto
Serviços de terceiros
Correios
IPTU
Impostos e taxas diversas
Seguros

E – Despesas Financeiras

Juros sobre empréstimos
Despesas bancárias

Significado e cálculo dos itens da planilha de classificação de despesas

Alguns dos itens da planilha são de determinação imediata, tais como o valor do aluguel, honorários de profissionais liberais. Outros, porém, possuem sistemáticas próprias. A seguir, descreve-se como determinar esses itens.

1) Produtos/matérias-primas e materiais auxiliares:

O custo unitário de produtos/matérias-primas e materiais auxiliares que podem constituir custo variável direto ou indireto, dependendo do uso ou aplicação, é determinado a partir da respectiva Nota Fiscal. Como exemplo, suponha-se um produto que custe 100,00, com IPI de 10%, que pague de frete 5% de São Paulo para o Rio de Janeiro e que o ICMS seja de 12%. O cálculo do custo unitário seria o seguinte:

Custo do Produto: 100,00 (-) Crédito do ICMS 12,00 Valor líquido 86,00 (+) IPI de 10% s/100,00 10,00 (+) Frete de 5% s/100,00 5,00 Custo Unitário Variável Direto 103,00

Portanto, para efeito de cálculo do custo, o valor do Custo Variável Direto é 103,00.

Nesse exemplo, adotou-se o critério de uma empresa não-enquadrada no ICMS simplificado, tendo em vista que uma empresa constituída como Micro ou Pequena Empresa sofre restrições no mercado de clientes que não o sejam, pois, ao adquirirem mercadorias isentas do ICMS produzidas por Micros ou Pequenas Empresas, não terão ICMS a creditar e, conseqüentemente, na venda, arcarão com o imposto integral.

Caso a empresa não seja contribuinte do IPI, o mesmo será incorporado ao custo da mercadoria, como foi demonstrado no exemplo acima.

Caso fosse uma Micro ou Pequena Empresa (não contribuinte do IPI), o valor do Custo Variável Direto seria assim calculado:

Custo do Produto: 100,00 (+) IPI de 10% s/100,00 10,00 (+) Frete de 5% s/100,00 5,00 Custo Unitário Variável 115,00

2) Custo de Estocagem

O custo de estocagem é formado pelas despesas decorrentes da guarda, manuseio, controle e conservação do estoque, tais como o aluguel do espaço ocupado pelo estoque, despesas de mão-de-obra e encargos sociais – desde que perfeitamente definidas -, consumo de energia elétrica, participação no IPTU, etc.

Para se acrescentar este custo às matérias-primas e produtos, deve-se determinar qual é o valor percentual das despesas de estocagem, em relação ao valor global do estoque e, em seguida, aplicar este percentual ao custo variável direto ou indireto, conforme o caso.

Como exemplo, suponhamos um estoque com valor de 5.000,00, para uma despesa mensal de 500,00 e um produto com custo unitário variável direto de 103,00:

Taxa percentual de rateio = 500,00 x 100 = 10% 5.000,00

Custo de Estocagem = (103,00 x 10) = 10,30 100

3) Salários Sociais

Este item pode figurar de forma global, somando-se os encargos sociais aos salários, ou separando-os para uma visão detalhada.

Os encargos, que correspondem a uma série de taxas, cobrem o que a empresa paga ao INSS, FGTS, bem como a diversos como SESI/SENAI, SESC/SENAC, SEBRAE, salário-educação, férias, 13 salário e outros.

Os encargos sociais, para as empresas que têm empregados mensalistas e que indenizam o aviso prévio, por ocasião da demissão, chegam a cerca de 82% do valor do salário pago, conforme se verifica no quadro a seguir: SAT (Seguro de Acidente do Trabalho) – dependendo da atividade da empresa, a taxa pode ser de: 1%, 2% ou 3%.

O total acima refere-se aos encargos de uma empresa que indenize o aviso prévio. No caso do empregado trabalhar durante o aviso prévio, o total de encargos será de 80%.

Cada empresa de elaborar os seus próprios cálculos. Além disso, a incidência e as alíquotas das contribuições são apenas uma indicação do raciocínio. Não se deve admiti-las como únicas, nem aceita-las sem uma análise junto ao pessoal especializado da área.

Se o salário é pago de forma fixa, constitui-se em despesa fixa, como no caso no caso dos empregados mensalistas.

Quando o salário é pago por hora ou dia, podendo variar no mês, assume o caráter de despesa variável.

4) Depreciação

A depreciação corresponde ao valor do desgaste e obsolescência de uma máquina ou equipamento. O valor da depreciação deve entrar no custo de cada produto, serviço ou mercadoria, com o objetivo de formar um fundo que permita repor a máquina ou equipamento, ao fim de sua vida útil.

Causas da Depreciação:

	Dano físico por acidente ou influência da natureza;
	Desgaste pelo uso;
	Obsoletismo;
	Inadequação;
	Uso limitado;
	Excesso de utilização; e,
	Política de manutenção.

		Pode-se computar o valor da depreciação de várias formas, como por exemplo:

	Para todo o conjunto de máquinas e equipamentos da empresa, considerado como uma unidade indivisível;
		Para grupos ou conjuntos de bens semelhantes, de duração equivalente;
		Para cada unidade de equipamento; e,
		Separadamente, para cada componente de um mesmo equipamento.

Métodos de cálculo do valor da depreciação

No nosso estudo, vamos calcular a depreciação pelo método LINEAR, por ser o mais simples e, portanto, o mais utilizado.

Baseia-se na distribuição do valor a ser depreciado, ao longo da vida útil do equipamento, em parcelas iguais.

Podemos utilizar a seguinte fórmula:

D = C T

Onde:

D = Valor d depreciação; C = Custo original ou valor de reposição total; e, T = Tempo de utilização do equipamento.

Exemplo:

Calcular a depreciação mensal de um veículo, cujo custo de aquisição foi de 20.000,00, com estimativa de vida útil de 4 anos.

D = 20.000,00 = 416,67 48

Observe-se que o valor da depreciação que deverá entrar na planilha de custos refere-se à depreciação mensal; portanto, o valor apurado em D deverá ser dividido por 12, se a depreciação for calculada por ano.

A forma mais prática é adotar o tempo de utilização do equipamento em meses, pois dará o valor mensal diretamente.

Amortização – as benfeitorias em propriedades de terceiros são amortizáveis pelo prazo do contrato de locação; as luvas são amortizáveis pelo prazo do contrato.

5) Manutenção:

A despesa de manutenção pode ser atribuída a cada máquina ou equipamento individualmente, ou por grupo bem definido, desde que corresponda ao respectivo uso efetivo e, como tal, pode ser classificada como despesa variável indireta, ou, de forma globalizada, como despesa fixa.

6) Energia Elétrica:

A energia elétrica pode assumir o caráter de despesa fixa, quando o valor for relativamente pequeno, ou não houver meio de determinar a parte que cabe a cada setor da empresa. Caso haja como determinar o que cabe a cada setor, pode-se estimar o gasto do setor administrativo e fazer a respectiva alocação, sabendo-se que o restante deverá constituir a despesa variável indireta.

7) Água:

A água utilizada para a limpeza, higiene e consumo humano é considerada como despesa fixa. Quando é utilizada de forma auxiliar na produção, é despesa variável indireta. Quando é parte constituinte do produto, é despesa variável direta.

8) Telefone:

O telefone, quando usado para comunicações administrativas, é despesa fixa; porém, quando usado na promoção de venda ou na compra de produtos, pode ser considerado como despesa variável indireta.

9) Seguro:

O seguro é essencialmente uma despesa fixa. Como o pagamento tem caráter anual, para incluí-lo na planilha de custo deve-se ter o valor global do prêmio divido por 12. A primeira parcela entra no custo sem correção, porém as demais devem ser corrigidas até o mês da aplicação.

10) Despesas de Comercialização:

As despesas de comercialização são aquelas que incidem sobre o preço de venda do produto, serviço ou mercadoria. Podem ser classificadas como despesas variáveis de vendas.

11) Despesas de Administração:

Correspondem às despesas da área administrativa, onde se incluem as retiradas do titular ou dos sócios, com os encargos especificados na legislação, cabendo ao titular ou aos sócios o recolhimento através de carnê próprio, com os valores de acordo com o tempo de filiação ao INSS.

As despesas de terceiros ou autônomos, tais como a do contador, também gerarão recolhimento ao INSS, conforme legislação.

12) Despesas Financeiras:

São as despesas referentes às tarifas bancárias, usualmente, cobradas pelos bancos, para o fornecimento de talões de cheques, extratos de contas correntes, cobrança simples, juros s/ empréstimos, etc.

Métodos de Rateio Das Despesas Fixas

As despesas fixas, pelo caráter global que assumem na empresa, constituem um grupo de difícil distribuição para os custos dos produtos, serviços ou mercadorias. Os critérios existentes para o rateio dessas despesas procuram reduzir a um mínimo as distorções e erros, sem que se consiga eliminá-los completamente.

Na escolha do método, deve-se levar em conta as peculiaridades da empresa, dos produtos que produz, dos serviços que executa e das mercadorias que comercializa, bem como das necessidades de informações gerenciais derivadas da estrutura de custos.

a) Rateio pelo Tempo Disponível:

Este método utiliza a divisão da despesa fixa pelo tempo total disponível na empresa. Pode ser adotado para Indústria ou Prestação de Serviços.

A vantagem, em tese, é que a atribuição da quota – parte da Despesa Fixa para um produto ou serviço relaciona-se com o tempo efetivamente despendido na produção ou na realização do serviço.

Quanto à desvantagem, consiste em que os tempos não utilizados constituem-se em prejuízo não recuperável.

A rotina de desenvolvimento da apuração do custo/tempo deve seguir os seguintes passos:

1) Determinar o tempo que a empresa poderia trabalhar durante um mês. Nas empresas que utilizam o tempo legalmente permitido, temos o total de 44 horas por semana, podendo-se adotar o critério de 4,5 semanas, para efeito de cálculo, o que resulta em 198 horas/mês por empregado produtivo;

2) Determinar a perda média de tempo, levando-se em conta as possíveis paralisações com cafezinhos, idas ao banheiro, trocas de ferramentas, falta de material, etc.;

3) Verificar qual o tempo efetivamente disponível de trabalho, subtraindo-se do tempo legalmente permitido o tempo médio perdido;

4) Multiplicar o tempo efetivamente disponível pela quantidade de empregados produtivos, para obter o tempo total disponível da empresa;

5) Fixar a base que deverá ser adotada, seja a hora ou o minuto. Caso seja adotada a base em minutos, multiplicar o total de horas por 60;

6) Levantar o montante da despesa fixa mensal da empresa;

7) Dividir o montante da despesa fixa pela base adotada, obtendo-se o custo-tempo, que pode ser o custo/hora ou o custo/minuto.

Exemplo:

Uma empresa que tenha 12 funcionários na área operacional, 4 na administrativa e tenha a seguinte lista de despesas fixas:

Folha de pagamento total 5.000,00 Encargos Sociais (80%) 4.000,00 Depreciação 500,00 Serviços Públicos 300,00 Limpeza e conservação 100,00 Aluguel 1.000,00 Despesas diversas 200,00 11.100,00

Considere-se, ainda, que o tempo legal de trabalho seja de 198 horas por empregado da área operacional, que existe perda de tempo com cafezinhos, trocas de ferramentas, conversas, etc., e que, após levantamento realizado, chegou-se à conclusão de que a perda média gira em torno de 20 horas por empregado da área operacional.

O cálculo do custo fixo/tempo para esta empresa, seguindo-se a rotina acima, será determinado da seguinte forma:

1) Tempo disponível legal por empregado na área operacional: 198 horas.

2) Perda de Tempo: Após um levantamento feito com observações, pelo período de 1 (uma) semana, de 2 (dois) empregados em cada área, conclui-se que a média da perda situa-se em 20 (vinte) horas por empregado.

3) Tempo disponível para a empresa:

Tempo Legal 198 horas Perda (20) horas Tempo disponível 178 horas/empregado operacional.

4) Como a força de trabalho produtiva é de 12 empregados, temos:

Tempo disponível por empregado 178 horas Nº de empregados operacionais x12 2.136 horas.

5) Se considerarmos como base a hora, teremos uma base de rateio das despesas fixas de 2.136 horas. Caso se estipule que a base seja em minutos, teremos 2.136 horas x 60 minutos = 128.160 minutos.

6) Somando-se os itens da despesa fixa, temos o total de 11.100,00.

7) Para encontrar o valor-hora/minuto, basta dividir o total das despesas fixas pela base de rateio, no caso as horas ou minutos disponíveis.

a) Valor-Hora = 11.100,00 = 5,20 2.136

b) Valor-Minuto = 11.100,00 = 0,09 128.120

Portanto, o custo fixo de um produto ou serviço será dado pelo tempo que leva para ser fabricado ou executado, multiplicado pelo respectivo custo/hora ou custo/minuto.

b) Rateio Pela Quantidade Produzida ou Vendida

O rateio pela quantidade produzida ou vendida deve ser adotado com a devida cautela, em função da diversidade dos custos variáveis numa linha com muitos produtos, especialmente quando há uma distância muito grande entre um produto e outro.

Como exemplo, pode-se citar um produto que tenha como custo variável 100,00 e outro que tenha 500,00, e o custo fixo rateável seja de 20,00 para cada um. Como se observa, em relação ao primeiro corresponderia a 20% e, ao segundo, a 4%.

Caso os tempos gastos com os dois produtos fossem os mesmos, teríamos uma distorção evidente e seria preferível descontinuar o primeiro produto.

A rotina para o rasteio das despesas fixas em função das quantidades produzidas ou vendidas é a seguinte:

1- Verificar o total geral dos produtos que deveriam ser vendidos ou produzidos;

2- Dividir o valor total da despesa fixa pela quantidade que deveria ser vendida ou produzida do produto, obtendo-se o custo fixo unitário do produto.

Tomemos como parâmetros básicos os dados do exemplo anterior, substituindo-se a base de rateio por hora ou minuto pela quantidade vendida ou produzida, que, para este caso, é de 17.000 unidades vendidas:

A lista de despesas fixas é a mesma, ou seja:

Folha de pagamento total 5.000,00 Encargos Sociais (80%) 4.000,00 Depreciação 500,00 Serviços Públicos 300,00 Limpeza e conservação 100,00 Aluguel 1.000,00 Despesas diversas 200,00 11.100,00

A forma de determinação do custo fixo unitário de cada produto, segundo a rotina, é a seguinte:

1- A produção foi estimada em 17.000 unidades por mês.

2- O custo fixo será obtido dividindo-se o valor total da despesa fixa pela quantidade total:

a) Valor-Hora = 11.100,00 = 0,65 17.000,00

c) Rateio Pela Participação Percentual das Despesas Fixas em relação às Despesas Variáveis

Este método baseia-se no rasteio proporcional da despesa fixa com relação à despesa variável direta, ou seja, é um rateio que leva em conta quantos por cento representa a despesa fixa, em relação à despesa variável direta. É um método que se mostra adequado ao uso em estabelecimentos comerciais, pois não há preocupação com as quantidades vendidas ou produzidas.

É um método por aproximação e, se os parâmetros das despesas fixa e variável se mantiveram dentro de uma lei de formação bem definida, a taxa de erro será tolerável.

A rotina de determinação é a seguinte:

1 – Levantar o total da despesa fixa da empresa no período de 1 mês,

2 – Levantar o total da despesa variável direta no período de 1 mês,

3 – Determinar qual é a percentagem da despesa fixa em relação à despesa variável direta,

4 – Aplicar o percentual obtido sobre o custo variável direto de cada produto, obtendo-se o custo fixo do mesmo.

Como exemplo da determinação do custo fixo unitário utilizando-se a rotina acima, temos:

1 – A despesa fixa total da empresa é a mesma dos exemplos anteriores, ou seja: 11.100,00.

2 – A despesa variável que corresponde ao valor da mercadoria no mês, a preço de custo, é de 30.000,00.

3 – A percentagem da despesa fixa total em relação à despesa variável total é dada pela regra de três:

30,000,00 - 100% 11.100,00 - X X = 1.110.000,00 = 37% 30.000,00

A despesa fixa, portanto, corresponde a 37% da despesa variável.

Por extensão, podemos dizer que o custo fixo de uma mercadoria será 37% do respectivo custo variável.

4 – Tomando-se como hipótese que uma unidade de um determinado produto custe, no estoque, 100,00, aplicando-se a taxa de custo fixo, temos:

37% de 100,00 é: 37,00.

Ou seja, para um custo variável direto de 100,00, temos um custo fixo de 37,00.

d) Rateio Por Centro de Responsabilidade

O rateio por Centro de Responsabilidade baseia-se na divisão da empresa em setores ou centros com atividades homogêneas, onde se podem caracterizar as respectivas despesas fixas pertencentes a cada um.

A rotina para o levantamento e alocação das despesas fixas em cada centro é a seguinte:

1 – Identificar os centros de responsabilidade da empresa, através da descrição sistemática das respectivas atividades que sejam especificadas a cada centro;

2 – Listar os empregados pertencentes a cada centro, com os respectivos salários;

3 – Identificar as despesas fixas que pertencem a cada centro;

4 – Determinar as despesas fixas que devem ser rateadas pelos diversos centros;

5 – Estabelecer a sistemática de rateio de cada item anterior pelos centros;

6 – Fixar a base e o critério de rateio das despesas do centro administrativo pelos centros de responsabilidade produtivos;

7 – Lançar os valores nos respectivos e totalizar o Mapa de Custos dos Centros de Responsabilidade Produtivos.

Centro de Responsabilidade ou Centro de Custos é a unidade mínima de acumulação dos custos indiretos; não é necessariamente uma unidade administrativa, só ocorrendo quando coincide com o próprio departamento.

As despesas fixas que devem ser rateadas constituem o problema maior, pois deve estabelecida uma forma de rateio que as distribua pelos diversos centros, como, por exemplo, no caso do aluguel global da empresa, que deve ser rateado. Uma das formas de rateio do aluguel é efetuada pela área ocupada por cada centro.

Outro problema que se apresenta é o de como distribuir os salários e encargos do pessoal indireto, como os supervisores, gerentes, faxineiros e outros profissionais auxiliares. Pode-se adotar o rateio proporcional às horas disponíveis em cada centro ou ainda em função do tempo que cada um dedica a cada centro.

A fixação da base de rateio deve ser feita em estrito acordo com as peculiaridades de cada empresa, como que produz ou vende e com o processo de produção ou venda.

Quadro para apuração e totalização dos Custos Fixos

Sistemática de preenchimento do Quadro Apuração de Custos:

Campo 1) Listar todos os itens que compõem as despesas fixas, tais como salários, encargos trabalhistas e aluguel;

Campo 2) Lançar o valor de cada item que corresponde a cada CP;

Campo 3) Lançar o valor total dos CPs;

Campo 4) Lançar o valor de cada item correspondente ao centro de custos da administração;

Campo 5) Somar os totais dos campos 3 e 4 e lançá-los nesta coluna;

Campo 6) Lançar em cada coluna o total da mesma;

Campo 7) Calcular a taxa percentual que cada CP representa em relação à soma total dos CPs. O cálculo é feito através de uma regra de três.

Soma dos totais dos CPs (a) 100%

Soma de cada coluna de CP (b) X%

ou seja: % de participação = a x X% b x 100% ou X = b x 100 a

Campo 8) Calcular a participação, em valor, das despesas administrativas em cada CP, com o percentual obtido no passo acima para cada CP, multiplicando-se o respectivo percentual pelo subtotal das despesas administrativas.

Campo 9) Somar em cada coluna dos CPs os valores dos campos Subtotal 6 e rateio 8.

Campo 10) Colocar em cada coluna dos CPs o valor correspondentes à base de rateio escolhida, que pode ser a hora disponível por CP, a quantidade a ser produzida, etc.

Campo 11) Dividir o total de cada coluna dos CPs (campo 9) pelo respectivo valor da base de rateio (campo 10), obtendo-se o custo operacional unitário para cada CP.

Como se observa, no quadro seguinte, obteve-se o custo operacional/hora em cada centro de responsabilidade,

O custo de cada unidade será obtido levantando-se o tempo em que passa por cada centro, multiplicando-se esse tempo pelo custo operacional/hora do centro de custo e, finalmente, somando-se os resultados obtidos.

Nesta sistemática, determina-se o custo fixo operacional por centro de responsabilidade, utilizando-se a planilha da seguinte forma:

Apuração do Custo Total

O custo total é a soma dos custos unitários referentes às despesas fixa, variável direta e indireta, conforme a fórmula:

CT = CF + CVD + CVI

onde: CT = Custo Total CF = Custo Fixo CVD = Custo Variável Direto CVI = Custo Variável Indireto

1º Exemplo:

Supondo-se que um determinado produto custe, unitariamente, 100,00, posto na fábrica em São Paulo, que pague frete de 5% do custo, que tenha incidência de IPI de 10%, que o ICMS interestadual seja 12%, que o custo fixo por minuto seja de 0,59 e que gaste 15 minutos para ser produzido. Pede-se que seja apurado o custo total. 2º Exemplo:

Supondo-se que um produto custe 100,00, não tendo frete, que seja isento do IPI e que o fornecedor seja uma microempresa e, logo não gerando crédito de ICMS para o comprador e que, ao chegar no estoque, necessite de ser lavado utilizando água intensivamente, o que gera um custo variável indireto de 3,00 por unidade, que o custe de estocagem corresponda a 15% do valor do produto e que o custo fixo seja de 4,42. Pede-se a determinação do custo total. 3º Exemplo:

Com a utilização do rateio pela participação percentual da despesa fixa na despesa variável.

Supondo-se um produto com custo de 200,00, com ICMS de 18%, sabendo-se que a despesa fixa da empresa no mês anterior foi de 12.000,00 e que a despesa variável foi de 58.000,00, pede-se calcular o custo total do produto: 4º Exemplo

Cálculo do Custo Total com a utilização do rateio por centro de responsabilidade.

Supondo-se uma empresa que utilize, para fabricar um produto, 2 horas do CP1, 4 horas do CP4, 1 hora do CP5 e gaste de matéria-prima e material auxiliar (CVD) o total de 480,00, pede-se determinar o custo total do produto.

Cálculo do Custo Fixo:

CP1 2Hs x 8,23 = 16,46 CP4 4Hs x 4,87 = 19,48 CP5 1Hr x 3,12 = 3,12 Total 39,06

Cálculo do Custo Total:

CT = CF + CVD CT = 39,06 + 480,00 = 519,06

Margem de Lucro

A margem de lucro deve ser embutida no preço de venda do produto, serviço ou mercadoria.

A taxa percentual varia de ramo para ramo, em função da possibilidade de maior ou menor rotação dos estoques, adotando-se taxas maiores para os de menor rotação e menores para os que giram mais.

A taxa de lucro entra no cálculo do preço de venda somando-se às despesas de comercialização.

Determinação do Preço de Venda

A determinação do preço de venda de um produto ou mercadoria é a ultima etapa operacional de um sistema de custos e permite ao empresário ter uma idéia se o que vai oferecer ao mercado tem condições de obter sucesso ou não.

O preço de venda, determinado a partir da apuração sistemática do custo, em realidade se constitui numa informação gerencial que permite ao empresário decidir qual o preço que efetivamente adotará para o que vai vender.

Pode adotar o valor apurado ou exercer um preço maior ou menor, de acordo com aquilo que o mercado consumidor posa admitir como adequado.

Fórmula do Preço de Venda:

PV = CTU x 100 . 100 – (DC% + ML%)

onde:

CTU = Custo Total Unitário DC = Custo Comercial ML = Margem de Lucro

Exemplo:

Supondo o custo total de 519,06, comissão de venda de 5%, ICMS de 18%, PIS de 0,65%, Cofins de 2%, Contribuição Social de 1% e Lucro de 20%; pede-se calcular o preço previsto para venda do produto.

Cálculo da despesa de comercialização:

ICMS 18% Comissão 5% Cofins 2% PIS 0,65% CS 1% 26,65%

PV = 519,06 x 100 = 972,93 100 – (26,65 + 20)

Uma forma de simplificar o cálculo do preço de venda é calcular um fator que aplicado a qualquer custo total, dê como resultado o preço de venda de forma direta.

Isto é feito considerando-se o custo total como 100, conforme abaixo:

PV = 100 = 1,8744 100 – (26,65 + 20

Qualquer custo total que seja multiplicado pelo fator 1,8744 dará o preço de venda forma direta, como se vê abaixo;

Custo Total = 519,06

PV = 519,06 x 1,8744 = 972,93

Com este método, somente é necessário utilizar a formula quando houver alteração em algum dos parâmetros, seja da despesa de comercialização ou da taxa de lucro desejada.

Cálculo do Ponto de Equilíbrio

O Ponto de Equilíbrio (também denominado Ponto de Ruptura – “Break Even Point”) nasce da conjugação dos Custos Totais com as Receitas Totais.

Suponhamos uma empresa com os seguintes dados:

Preço de Venda = 500,00/u Custos + Despesas Variáveis = 350,00/u Custos + Despesas Fixas = 600.000,00/mês.

A empresa obterá seu Ponto de Equilíbrio quando suas Receitas Totais igualarem seus Custos e Despesas Totais.

RT = (C + D) T Quantidade x 500,00/u = Quantidade x 350,00/u + 600.000,00/mês

Quantidade x (500,00/u – 350.00/u) = 600.000,00/mês

Ponto de Equilíbrio = 600.000,00/mês = 4.000 u mês (500,00/u – 350,00/u)

ou seja:

Ponto de Equilíbrio = Custos + Despesas Fixas Margem de Contribuição Unitária

Para a sua transformação em unidade monetária de Receitas Totais, basta fazer:

4.000 u/mês x 500,00/u = 2.000.000,00/mês, que é o Ponto de Equilíbrio em unidades monetárias.

Realmente, quando houver esse volume de vendas, teremos como Custos e Despesas Totais:

Variáveis: 4.000 u x 350,00/u = 1.400.000 Fixos 600.000 SOMA 2.000.000

Temos o resultado, então, igual a zero.

A partir do número 4.001, cada Margem de Contribuição Unitária, que até aí contribuía para a cobertura das Despesas Fixas, passa a contribuir para a formação do lucro.

Logo, 4.100 unidades produzidas e vendidas darão um lucro equivalente à soma das Margens de Contribuição das 100 unidades que ultrapassaram o Ponto de Equilíbrio:

100 u x 150,00/u = 15.000,00

Comprovemos:

Receitas Totais: 4.100 u x 500,00/u 2.050.000 (-) Despesas Totais: Variáveis: 4.100 u x 350/u 1.435.000 Fixas 600.000 2.035.000

Lucro 15.000

Margem de Contribuição Unitária é a diferença entre o Preço de Venda Unitário e Despesas Variáveis de cada produto; é o valor que cada unidade efetivamente traz à empresa, de sobra entre a sua receita e o custo que de fato provocou e lhe pode ser imputado sem erro.

Exercício explicativo Sobre Formação de Preço

1.1 Cálculo do Custo e do Preço de Venda de Serviços

Para fins de cálculo do custo no caso de prestação de serviços, o item principal a ser levado em consideração é o valor da mão-de-obra, acrescido dos encargos.

Exemplo:

Considerando-se os dados abaixo, demonstrar como fixar o preço de venda da empresa X Ltda., prestadora de serviços:

Ociosidade: 40% em 22 dias úteis com 8 hs diárias.

Solução:

22 dias úteis x 8 = 176 176 x 40% = 70,40 → 176 – 70 = 106 h/m.

2.870,00 + 2.000,00 = 4.870,00 = 45,94 106

Pv = CTu x 100 Pv = 45,94 x 100 Pv = 459400 = 85,72 100 – (% DV + % L) 100 – (16,41 + 30) 53,59

1.2 Cálculo do Custo e do Preço de Venda numa Empresa Mercantil

Para fins de cálculo do custo da mercadoria no caso de microempresa e empresa de pequeno porte, o mesmo é obtido pelo valor constante na nota fiscal de compra, acrescido do frete pago, se houver. Quando não for empresa classificada como microempresa e empresa de pequeno porte, deve-se deduzir o valor do ICMS.

Exemplo:

A Empresa Y Ltda. – ME, atuando no ramo de papelaria, trabalha com mais de 200 itens diferentes. Com as informações abaixo, calcular o índice de vendas ou índice de marcação. Qual será o preço de venda de um caderno de 100 folhas, cujo custo unitário, conforme Nota Fiscal é de 2,20?

Solução: a) % das Despesas Fixas em relação ao Faturamento:

% = 4.476,72 = 14,94% 30.000,00

b) Cálculo do Índice de Vendas:

IV = 100 – (% DC + % L + % DF)

IV = 100 IV = 100 IV = 100 IV = 1,7507

100 - (7,96+ 20+14,92) 100 – 42,68 57,12

c) Cálculo do Pv (Preço de Venda): PV = 2,20 x 1,7507 = 3,85 p/caderno. .

1.3 Cálculo do Custo e do Preço de Venda Numa Empresa Industrial

Uma industria metalúrgica, desejando calcular seus preços de venda, snete a necessidade de saber seu custo de fabricação, assim, utilizando os dados abaixo, apurar os custos de cada produto, cem como o preço de venda unitária de cada um. < D) Embalagem

A despesa com embalagem foi estimada com base no custo da matéria-prima, utilizando-se os percentuais de 2%, 2%, e 4%, respectivamente.

E) Plano de Produção e Vendas

Produto Qt. Arruela aço 21.000 Arruela Alumínio 12.000 Selo latão 2.000

F) Impostos e Taxas Incidentes Sobre as Vendas

ICMS 18% PIS S/Faturamento 0,65% Contribuição Social 0,96% COFINS 2% Imposto de Renda (LP) 1,20% Total 22,81%

G) Margem de Lucro 10%

Solução:

Contabilidade x escrituração contábil

Vamos à terminologia: já usamos as palavras "contabilidade" e "escrituração contábil".

Contabilidade é o sistema que controla todos os dados, registra o histórico de transações e gera relatórios: todos aspectos importantes da empresa, tudo aquilo que pode afetar o patrimônio de uma entidade. A contabilidade também abrange a folha de pagamento, uma área que gera preocupação específica, pois enormes multas podem acompanhar pequenos erros. Com igual peso está o status tributário da empresa. A contabilidade é o sistema que fornece os relatórios e as informações necessárias.

Escrituração Contábil é o registro sistemático de quantias, datas e origens de cada receita e despesa geradas. Pense na contabilidade como um recipiente e na escrituração contábil como as substâncias colocadas nesse recipiente. Com a mistura de ambas você obtém as informações necessárias para administrar o seu negócio.

Rio de Janeiro - RJ Por: Ivan V Nóbrega